💼🔥 La oficina sin alma: Cuando el puesto soñado se vuelve una trampa.

 

¿Cómo educar colaboradores DUEÑOS DE SUS PROPIOS PUESTOS?

Un caso que se vio en una de las empresas a la cual Yo laboré fue: El análisis del comportamiento de los colaboradores en los puestos de trabajo, por lo que se notaba que no se enfocaban en los resultados, en ascender a otro puesto, más solo cumplir sus funciones, por tal motivo la gerencia escuchó mis nuevas formas de elaborar la evaluación del desempeño y el clima organizacional y de esta manera comprometer o dar a entender a los colaboradores que no solo porque se está en un puesto no podemos ser dueños de nuestro puesto de trabajo, por medio de la mejora continua en sus funciones. Aquí dejo parte de lo que se propuesto en ese momento.

Este concepto se puede aplicar perfectamente al ámbito de los negocios, ya que, si los colaboradores sienten como suya la compañía en la que trabajan, sin importar la posición o el departamento que ocupen, se sentirán más responsables del futuro de esta.

En el transcurso de mi experiencia laboral me he dado cuenta que cuando una persona llega a una empresa, llega con una idea muy fría del puesto al que va, solamente por ganar un dinero mensual, pero no se dan cuenta que si ponen más empeño en ese puesto pueden ascender a otros, la mente de las personas en muy limitada y no todo se aprende en una institución educativa más bien se hace en una empresa, siempre  y cuando la empresa ponga parte de su interés en formar a este nuevo empleado, dándole todas las herramientas para que pueda formarse y ser dueño de su propio puesto de trabajo.

Por todo esto me he visto en la tarea de investigar e ir elaborando materiales que sean acorde a como se debe de ir educando a un empleado y darle el seguimiento hasta formarlo.

Concretamente, en las grandes empresas, los colaboradores suelen preguntarse: ¿Cómo puedo contribuir al desarrollo de esta compañía? o ¿Cómo puedo asumir más responsabilidad en una organización que cuenta con miles de colaboradores? Los directivos, por su parte, también se cuestionan algunas cosas: ¿Cómo puedo contratar a personas de todo tipo y que actúen al unísono siguiendo el interés de la empresa? En una gran compañía que cuente con miles de colaboradores esta puede ser una pregunta clave y mi respuesta siempre sería la misma: “Actúe como si no fuera un empleado, sino el dueño de la empresa” y a esto es precisamente a lo que me refiero cuando hablo de una actitud responsable.

Las empresas no pueden promover esta cultura solo a través de filosofías de gestión. Convertir a los colaboradores en propietarios es un requisito fundamental, ya que la propiedad tiende un puente entre el rol de la persona como empleada y como propietaria de una sociedad. Esta nueva situación promovería la responsabilidad entre nuestros colaboradores, pero también incrementaría su motivación e intensificaría su sentimiento de pertenencia con la empresa.

Si los colaboradores sienten como suya la compañía se sentirán más responsables del futuro de esta.

Está demostrado que, gracias a esta estrategia, los días de ausencia en la empresa se reducen considerablemente y los colaboradores interactúan con los clientes desde una posición más firme y confiada, lo que repercute en un mayor número de ideas en la actividad diaria, en un aumento de la innovación y, por supuesto, de la competitividad.

Y es que en una sociedad cada vez más envejecida, los colaboradores cualificados son cada vez más escasos y la rotación entre empresas supone una pérdida sustancial para las organizaciones, ya que los colaboradores se llevan con ellos su experiencia y conocimiento. Este cambio demográfico está teniendo un impacto muy negativo en la industria, ya que cada vez hay menos colaboradores técnicos que sean jóvenes y es curioso, porque son precisamente estos perfiles los que las empresas, especialmente las pymes, necesitan desesperadamente.

Pero incrementar la motivación y la lealtad a la empresa no son los únicos argumentos que debiéramos manejar para aumentar la participación de los colaboradores en las compañías para las que trabajan. Para muchas personas, la propiedad puede ser una buena inversión y una parte importante de sus planes de jubilación, lo que aliviaría la presión sobre los planes públicos de pensiones. Es importante que los legisladores se den cuenta de esto y adopten políticas que hagan más sencilla la participación del empleado en el accionariado de una empresa. Algunos países ya están muy avanzados en este sentido, pero a otros todavía les queda camino por recorrer.

Se suele pasar por alto que la propiedad participada beneficia a una empresa más que cualquier otro tipo de propiedad de acciones. Esto se debe a que los colaboradores tienden a mantener su participación durante mucho más tiempo y están más interesados en el éxito a largo plazo de la compañía, ya que así se aseguran su puesto de trabajo. Mientras los inversores piensan en ciclos más cortos, los colaboradores mantienen las acciones de la compañía durante toda su vida laboral —20, 30 o 40 años— y su lealtad, a menudo, se extiende más allá de su jubilación. Por eso son los accionistas ideales, mucho más que otros grupos de inversión que compran acciones con el propósito de maximizar sus ganancias y venderlas en poco tiempo.

Es cierto que la propiedad del empleado plantea algunas preguntas importantes, por ejemplo, el riesgo de concentración, es decir, si una empresa quiebra, el empleado pierde su empleo y, además, sus acciones en la compañía. Pero esta es una cuestión que puede controlarse con fondos de pensiones más seguros que cubren este tipo de riesgos.

En general, la propiedad de los colaboradores tiene muchas ventajas. Aumentar los beneficios de la jubilación, proporcionar estabilidad y seguridad en la planificación de las empresas, fortalecer la motivación de los colaboradores y fomentar su sentido de la responsabilidad… Esta cultura es muy valiosa si se establece de forma transversal en toda una compañía: desde directivos hasta el último peldaño en la escalera empresarial como es el personal en prácticas. Sin embargo, los directivos son los que más deben predicar con el ejemplo, ya que la tenencia responsable supone, sobre todo, la responsabilidad de ser un modelo para seguir.

Para ello este contenido ayudará a muchas empresas a tomar algunas técnicas se le podría decir de como ir dando una educación a lo interno de la empresa para educar al empleado a ser dueño de su propio puesto.

CONCEPTUALIDADES A CONOCER

Primeramente, debemos de conocer algunos conceptos iniciales.

Un plan de inducción al colaborador:

Todo manual de Inducción para los colaboradores de una empresa está basado en el cumplimiento del control interno y constituye una de las herramientas que garantizan el buen uso de los procesos, y funciones asignadas para el funcionamiento de las tareas a realizar dentro y fuera de la empresa. El Plan de Inducción es una herramienta para ayudar a que ellos comprendan mejor y manejen las herramientas que van a utilizar en el día a día.

Los procedimientos para las gestiones a ejecutar y procurar se cumplan en tiempo y forma, los flujos de procesos para poder conocer la ruta de acción y ejecutar las tareas paso a paso. Todos los colaboradores tendrán la obligación de conocer y cumplir con su contenido y con los procedimientos establecidos para cada uno de los puntos que en él se detallan.

CONCEPTOS BÁSICOS

Para que el colaborador tenga un conocimiento claro del giro del negocio, se creó el siguiente manual como ayuda del instructor para fortalecer el conocimiento, para ellos vamos a definir conceptos que a muchos confunden y combinan a la hora de impartir los conocimientos a los colaboradores, estos se deben de impartir de acuerdo con el orden en que se presentan:

1.       INDUCCIÓN:

Es el proceso que se proporciona al nuevo empleado información básica de los antecedentes de la organización.  En dicho proceso se dan a conocer las actitudes, políticas, valores y patrones de conducta que son esperados por la organización para con el nuevo colaborador.

1.    Misión, Visión, Valores.

2.    Políticas internas de la empresa (normas de conductas, dirigida todo el personal).

3.    Políticas de comisiones, (dirigida a la responsable asignada a manejar la información).

4.    Estructura Operativa por Producto.

5.    Estructura Operativa de la Organizacional por cada área.

6.    Ventas:         

2.       ENTRENAMIENTO:

Es el aprendizaje que se desarrolla en el lugar de trabajo que ocupará el colaborador, para mejorar el rendimiento, es la práctica con las herramientas (funciones, manuales operativos, formatos de comunicaciones, flujos de procesos) materiales que se utilizan de forma cotidiana para que se adapte a las herramientas como ejecutarlas.

Las áreas de las empresas donde se labora deben de desarrollar sus manuales, flujos, procesos, etc. entre ellas:

VENTAS, MERCADEO, OPERACIONES, ATENCION AL CLIENTE, ADMINISTRACIÓN etc.

1.    Manual de funciones.

2.    Manual Operativo.

3.    Flujo de procesos.

4.    Estructura Operativa

OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA LA QUE APLIQUE

 

4.         CAPACITACIÓN:

Proceso o conjunto de actividades destinadas para proporcionar conocimientos, desarrollo, habilidades en el colaborador, y modificar actitudes que se van encontrando en el camino mientras ejecutan sus tareas, todo esto para que desempeñen mejor su trabajo.  

Ejemplo de correcciones: mala atención al cliente, mala manipulación del teléfono, forma de sentarse, desorden en el escritorio con la documentación de clientes, tiempo de ejecución de las tareas muy lenta debido a que utilizan procesos muy largos o de acuerdo con lo que conocen.

5.              SEMINARIO:

Es una (Reunión) especializada en profundizar un tema específico, con una duración de 1 a 2 horas, por ejemplo: como aprender a detectar mentiras con la información en los expedientes, técnicas telefónicas, etc. Ejemplos:

                        5.1. Significado de la Misión, Visión y Valores.

                        5.2. Planificación Estratégica de la empresa.

                        5.3. Tipos de Colaboradores. 

COMUNICACIONES POR ESCRITO UTILIZADOS

Las comunicaciones por escrito más utilizadas en una organización son las siguientes:

-         Memorándum: Es un escrito para recordar.

-          Políticas: Acciones prohibidas a realizar.

-         Manuales: Seguimientos de los procesos.

-         Formatos: (Moldes, Formas), Información concreta, precisa, para el orden, es ajustar el molde al contenido del mensaje, algo ya establecido. Ahora con la IA es más rápido y se genera una sola vez.

Esto se da por 3 directrices que debemos de conocer:

       -    Minimiza los tiempos en los procesos.

       -    Reduce los errores de escritura y contenido.

      -    Ajusta el contenido con el mensaje a enviar.

UN DATO MUY IMPORTANTE: CONCEPTO DE ESCRUCHAR Y OIR

1.      ESCUCHAR: Es poner atención a la idea o situación que se está planteando, para luego desarrollarla y ejecutarla, para luego obtener resultados satisfactorios (acción = efecto).

2.      OIR: Es solamente percibir el sonido (sin argumento para desarrollar), que no se desarrolla ningún resultado o desarrollo de la acción.

Al tener presente estos conceptos se procede con las técnicas a aplicar por temas, en sesiones de 1 hora de forma en que la empresa adapte el tiempo para las reuniones con los colaboradores en estos casos llamados Seminarios de los cuales vamos a ir indicando uno por uno con su contenido.

Hoy más que nunca, las empresas enfrentan un desafío que no se resuelve únicamente con tecnología, procesos o estructuras organizacionales: el verdadero reto está en la mentalidad de sus colaboradores. Formar empleados que solo “cumplan” ya no es suficiente en un entorno competitivo, cambiante y exigente. Las organizaciones que realmente trascienden son aquellas que logran que cada persona se sienta dueña de su puesto, responsable de su impacto y comprometida con los resultados.

Educar a un colaborador para que asuma su rol con mentalidad de propietario no ocurre por casualidad. Requiere método, estructura, liderazgo y una cultura organizacional clara, donde la inducción, el entrenamiento y el seguimiento no sean simples formalidades, sino herramientas estratégicas de desarrollo humano y empresarial. Cuando esto se logra, los beneficios son evidentes: mayor compromiso, menor rotación, más innovación, mejor clima laboral y una organización preparada para el futuro.

Las empresas que no invierten en formar a su gente están condenadas a perder talento, conocimiento y competitividad. En cambio, aquellas que deciden abrir los ojos y apostar por una educación interna sólida y bien dirigida, convierten a sus colaboradores en aliados estratégicos y no solo en ejecutores de tareas.

Este contenido no es solo una reflexión, es una invitación al cambio. Un cambio que comienza desde la alta dirección y se transmite a cada nivel de la organización. Si su empresa está lista para dar ese paso, para transformar colaboradores en verdaderos dueños de sus puestos y construir una cultura de responsabilidad, pertenencia y mejora continua, entonces es momento de actuar.

📌 Estoy disponible para acompañar a su organización en este proceso, diseñando planes de inducción, entrenamiento, evaluación del desempeño y cultura organizacional adaptados a la realidad de su empresa.

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